Quiconque a publié une annonce d'emploi dans le journal du dimanche sait combien il peut être exaspérant d'examiner les candidatures. Il est difficile de rationaliser le processus d'embauche.


Cela semble peut-être évident, mais une bonne présélection commence par l'identification précise des exigences requises pour le poste. Rédigez soigneusement la description de poste, et inscrivez toutes les tâches et fonctions pertinentes pour ce poste. Faites la distinction entre les compétences nécessaires et les compétences utiles, les compétences non techniques (interpersonnelles) et les compétences professionnelles (liées à l'emploi). Si vous créez un répertoire d'emplois ou publiez une annonce, n'oubliez pas de préciser les exigences minimales et l'échelon salarial.


Un affichage de poste ambigu attirera de nombreux candidats, mais bon nombre risquent de ne pas avoir les qualifications nécessaires.


Les formulaires de demande d'emploi


Si vous utilisez des formulaires de demande d'emploi, examinez-les en premier pour écarter les candidats qui ne répondent pas aux exigences. Comparez ensuite les qualifications des candidats avec les spécifications de l'emploi et la description de poste.


Lettres de présentation


Les candidats à des postes universitaires ou administratifs doivent joindre une lettre de présentation indiquant le poste convoité, leurs antécédents, le rapport qu'il y a entre leurs études, leur expérience et le poste et insister sur leurs qualifications. Examinez d'abord ce document, car il permet de repérer rapidement les candidats qui ne répondent pas du tout à la définition de l'emploi ou à l'énoncé de qualités.


Deux types de CV


Il y a deux types de CV : la forme courte et la forme longue. La forme courte consiste en une brève description des études, de l'expérience professionnelle, des connaissances, des aptitudes et des réalisations du candidat, tandis que la forme longue est un compte rendu exhaustif de ses antécédents. La forme courte est souvent utilisée pour la présélection des candidats aux postes administratifs, tandis que les recruteurs universitaires préfèrent généralement la forme longue.


Vous pouvez demander à une entreprise de trier les curriculum vitæ pour vous ou le faire vous-même.


La présélection consiste à évaluer les renseignements fournis par le candidat, selon vos critères de sélection. Voir formuler la description d'emploi.

Une façon simple de trier les curriculum vitæ est de les diviser en trois piles : une pour les candidats qualifiés, une pour ceux qui le sont probablement et une pour ceux qui ne le sont pas. Même si les deux types contiennent de l'information différente, votre but reste tout de même identique - vous recherchez les candidats qui semblent, à l'écrit, posséder les qualifications et l'expérience requises pour le poste. La présélection vous fera économiser du temps et de l'énergie en vous permettant de retenir seulement les candidats qualifiés que vous voulez rencontrer en entrevue et de leur faire passer un test, s'il y a lieu.


Voici des lignes directrices utiles pour lire les curriculum vitæ et les lettres de couverture. N'oubliez pas que vous voulez comparer les renseignements obtenus en fonction des critères de sélection.


Comparez les points suivants à vos critères de sélection :

1. Quel est le diplôme d'études le plus élevé obtenu?
2. Quels sont les autres attestations d'études du candidat?
3. Examinez l'expérience professionnelle. Même s'il n'y a pas de règle indiquant jusqu'où il faut remonter lorsqu'on scrute les antécédents de travail de quelqu'un, mieux vaut prêter une attention spéciale aux 10 dernières années et interroger le candidat sur cette période au cours de l'entrevue;
4. Examinez les expériences inhabituelles qui ont permis au candidat d'acquérir les connaissances, les compétences et les habiletés requises pour occuper le poste, conformément aux normes (ou cibles) prévues.
5. Examinez les compétences polyvalentes ou transférables;
6. Vérifiez si certaines périodes sont passées sous silence, afin de poser des questions plus tard;
7. Y a-t-il une certaine tendance qui se dessine dans la liste d'expérience du candidat? (promotions, changements de carrière, stabilité d'emploi, raisons des départs);
8. Cernez les compétences techniques pouvant être déterminées par un test préalable à l'entrevue;
9. Déterminez les travaux (publications, portfolio) que le candidat doit apporter à l'entrevue;
10. Le candidat habite-t-il à l'extérieur la ville? Qui paiera ses frais de déplacement pour se rendre à l'entrevue, ou de déménagement s'il est embauché?
11. Y a-t-il des fautes d'orthographe et de grammaire dans le curriculum vitæ?
12. Le curriculum vitæ respecte-t-il les règles de présentation?
13. La lettre de couverture fait-elle un lien entre le poste et les qualifications du candidat?
14. Manque-t-il des renseignements et lesquels?

Étant donné le marché du travail actuel, il est plus important que jamais d'embaucher la BONNE personne. À cause de l'accroissement de la concurrence mondiale, des réductions d'effectif et de la tendance à la baisse des prix, ne pas avoir la bonne personne dans un poste peut s'avérer coûteux.


Les entrevues sont très utiles pour connaître les antécédents d'un candidat et permettre à l'intervieweur de se concentrer sur un aspect particulier.


Avant de préparer les questions et le processus d'entrevue, demandez-vous quels genre de renseignements obtenus à l'entrevue serviront à répondre aux problèmes ou besoins de l'entreprise. Cela vous permettra de vous concentrer sur le but de chaque question.


Voici deux règles utiles pour déterminer le nombre de personnes à rencontrer.

• Première règle - Retenez trois à six candidats;
• Deuxième règle - Rencontrez seulement les personnes que vous désirez embaucher.

Voici des conseils qui vous aideront à les mener sans heurt :

• Établissez un calendrier d'entrevue et respectez-le;
• Efforcez-vous d'avoir plus d'un intervieweur. (Vous risquez d'intimider le candidat, mais vous prendrez une meilleure décision);
• Préparez les questions d'avance et prévoyez les réponses possibles des candidats;
• Envoyez la description de poste et (ou) l'énoncé de qualités aux candidats avant l'entrevue;
• Examinez le curriculum vitæ et familiarisez-vous avec la description de poste. (Apportez les deux à l'entrevue);
• Prévoyez un moment et un endroit convenables pour l'entrevue. La pièce doit être privée et confortable, afin que les candidats se sentent à l'aise et en possession de leurs moyens;
• Demandez aux mêmes intervieweurs de réaliser toutes les entrevues;
• Prévoyez un endroit confortable et sûr où les candidats pourront attendre avant l'entrevue.

Les Étapes

1. Tenez compte des mesures, des interventions et des comportements inhérents aux qualifications évaluées.
2. Préparez des questions permettant d'obtenir des renseignements pertinents.
3. Évaluez les réponses des candidats.

La préparation des questions pour une entrevue d'emploi se fait en deux étapes principales.


Étape 1 - Tenez compte des mesures, des interventions et des comportements inhérents aux qualifications évaluées.


Posez-vous les questions suivantes au sujet des qualifications évaluées :

• De quelle façon ou manière le candidat démontre qu'il possède les qualifications requises? Que font les employés qui possèdent ces qualifications que ne font pas (ou ne peuvent faire) ceux qui ne les ont pas?
• Dans quelles situations fait-on preuve des qualifications requises? Quels aspects de ces situations sont liés à ces qualifications?
• Quelle est l'incidence des diverses mesures? À quoi tient l'efficacité d'une mesure ou d'une intervention? À quoi tient son inefficacité?

Étape 2 - Préparez des questions permettant d'obtenir des renseignements pertinents.


Préparez des questions pour chacune des qualifications à évaluer. Il y a trois sortes de question d'entrevue :


Questions portant sur les connaissances professionnelles.


Ce genre de questions cible généralement les connaissances techniques ou de base requises pour effectuer les fonctions et les responsabilités du poste. Ces questions servent aussi à évaluer les aspects plus complexes des connaissances. Elles peuvent se présenter sous forme écrite, c'est-à-dire qu'il faut un crayon et du papier pour y répondre.


Questions portant sur une situation.


Ce genre de questions décrit une situation hypothétique au travail et qui cible une qualification précise. Les candidats doivent répondre aux questions et expliquer ce qu'ils feraient dans une situation donnée.


Les questions portant sur une situation donnée sont conçues et développées à partir d'incidents identifiés pendant l'étape 1. Pensez à des incidents où il y a (ou pourrait y avoir) une nette différence entre le comportement adopté par un bon employé et un mauvais employé. Préparez ensuite des questions décrivant de façon réaliste, des situations où des mesures immédiates s'imposent.


Questions portant sur un comportement


Avec ce genre de questions, on n'utilise pas la méthode instinctive pour reconnaître un bon candidat.


C'est par contre une excellente façon d'examiner un candidat, mais encore faut-il poser les bonnes questions. Ici, pas de situations hypothétiques, seule la réalité compte. Ainsi, au lieu de demander "Que feriez-vous si…", on demandera plutôt "Décrivez une circonstance où vous…" En effet, la capacité d'un candidat à bien répondre à une question hypothétique ne signifie pas qu'il peut faire ce qu'il dit. Ce que vous voulez, c'est qu'il parle de son expérience.


Étape3 - Évaluez les réponses des candidats.


L'évaluation des réponses doit suivre les critères établis. Pour cela, il est utile d'avoir une échelle d'évaluation. Une bonne façon consiste à faire la liste des réponses. Ces réponses sont appelées "points de référence", que doit donner le candidat pour obtenir un pointage donné.


Les points de référence doivent être déterminés à l'avance, en fonction des connaissances démontrées ou du travail effectué par un bon employé et un mauvais employé dans une situation donnée. Ainsi, pour la situation décrite plus haut, on peut utiliser les points de références suivants sur une échelle d'évaluation de 1 à 5 (1 point) = Je dis à la cliente que je transmets tout de suite sa demande à ma supérieure et que je vais lui demander de la rappeler sans tarder, et je lui reviens après 3 ou 4 minutes si j'ai dû la faire attendre. J'informe ensuite ma supérieure du problème. (3 points) = Je dis à la cliente que ma supérieure est très occupée et que je ne sais pas si elle pourra la rappeler rapidement. (5 points) = Je m'excuse de la situation et lui explique qu'il n'est pas nécessaire de parler à ma supérieure et que je peux m'occuper de sa plainte).


Tips for Preparing Interview Questions

• Poser les mêmes questions à tous les candidats - Comment allez-vous comparer les candidats si vous ne leur posez pas les mêmes questions?
• Les questions d'entrevue doivent être à réponse libre afin que le candidat puisse répondre dans ses mots;
• Les questions doivent être le plus neutres possible. Évitez les libellés évocateurs ou comportant un jugement, susceptibles d'influencer les réponses;
• Les questions doivent être claires et tenir compte de la terminologie du programme ou de la culture du candidat;
• Évitez de demander "Pourquoi?". Ce genre de question sous-entend un rapport de cause à effet qui n'existe peut-être pas. Cette question risque aussi de mettre le candidat sur la défensive (en lui laissant croire qu'il doit se justifier) et d'inhiber sa réponse à la question et aux autres;
• Ne posez que des questions sur le rendement passé, les aptitudes et les caractéristiques personnelles liés au poste à combler. Cernez les faits et posez ensuite des questions subjectives permettant de savoir si le candidat pourra s'intégrer à la culture de l'entreprise et à son contexte commercial.

Tips for Interviewing Canadidates

• Notez toutes les réponses des candidats.
• Concentrez-vous sur l'expérience, les habiletés, et les qualités personnelles du candidat qui influeront directement sur sa façon d'effectuer les tâches importantes du poste.
• Poser des questions à réponse libre. Par exemple, demandez au candidat en quoi ses études favoriseront son bon rendement, au lieu de lui demander les études qu'il a faites.
• Ne parlez pas trop pendant l'entrevue.
• Ne prenez pas de décision hâtive. Écoutez attentivement le candidat pendant toute l'entrevue.
• N'attachez pas trop d'importance à la nervosité, sauf si c'est un facteur déterminant, comme dans le cas d'un poste comportant des visites de représentant. Sinon, en général, ce n'est pas très important.
• Ne posez pas de questions permettant au candidat de deviner la réponse que vous attendez.
• Évitez les entrevues agressives visant à ébranler le candidat. Pour déterminer sa capacité à gérer les situations difficiles, utilisez un jeu de rôle, posez des questions portant sur des situations ou vérifiez ses références.